Tine 2.0 gehört zu den Open-Source-Groupware-Lösungen, die klassische E-Mail- und Kalenderfunktionen mit bereichsspezifischen Anwendungen wie CRM oder Zeiterfassung verbindet. Bei der Rohloff AG stand der Einsatz einer neuen Groupware-Lösung ins Haus. Dabei hat sich das Unternehmen für diese Open-Source-Groupware entschieden. Durch die Abstimmung von Terminen, Kontakten und Ressourcen konnte die Rohloff AG ihre Prozesse vereinfachen und die Zusammenarbeit der Teams erheblich verbessern.

Mirco Rohloff, Sohn der Gründer und Mitinhaber der Rohloff AG, spricht im Interview über die Vorteile der Open-Source-Groupware Tine 2.0 für sein Unternehmen.

S4B:Welche Ziele haben Sie mit der Einführung von Tine 2.0 verfolgt?

Rohloff: Wir haben ein zentrales, einheitliches Kalendersystem benötigt, mit dem wir unsere Ressourcen gut und zuverlässig planen können. Besonders wichtig ist für uns dabei die Planung der zahlreichen Messen, die wir besuchen. Wie bei vielen anderen Firmen hatten auch unsere Mitarbeiter früher ihre eigenen, unabhängigen Papierkalender geführt, so dass es oft zu Überschneidungen kam.

S4B: Warum haben Sie sich dabei für Tine 2.0 entschieden?

Rohloff: Dazu gibt es eine kleine Vorgeschichte. Wir hatten zunächst verschiedene Lösungen ausprobiert, uns dann für die Open-Source-Lösung E-Groupware entschieden, und diese auch einige Zeit im Einsatz. Später haben wir uns dann die Software Tine 2.0 angesehen, die aus dem E-Groupware-Projekt hervorgegangen ist. Die hat uns überzeugt und darum sind wir umgestiegen. Seit 2011 nutzen wir jetzt Tine 2.0.

S4B: Wo sehen Sie die zentralen Stärken der Software?

Rohloff: Sie ist ziemlich robust, einfach zu installieren und leicht zu administrieren. Die moderne, übersichtliche Ajax-Oberfläche der Groupware lässt sich via Drag & Drop unkompliziert bedienen, wodurch Mitarbeiter sich sehr schnell mit dem System vertraut machen können. Überzeugt hat uns auch die Interoperabilität der Software. So können wir zum Beispiel Adressen aus unserer Warenwirtschaft unkompliziert an die Groupware übergeben. Auch die Anbindung von Mobilgeräten ist ein Vorteil. Wir können nicht nur Termine, Adresse und Aufgaben, sondern auch Adress- und Kalendergruppen mit iOS-Mobilgeräten synchronisieren.

S4B: Haben Sie von Anfang an bewusst nach einer Open-Source-Lösung gesucht?

Rohloff: Ja, denn es gibt hierbei in der Regel deutlich weniger Abhängigkeiten. Im Gegensatz zu anderen Groupware-Lösungen reichen zum Beispiel bei Tine 2.0 ein Webserver und MySQL. Das macht den Betrieb der Lösung natürlich sehr günstig. Eine Lösung wie Exchange hätte in unsere Systemlandschaft gar nicht ohne weiteres reingepasst.

S4B: Wer wartet das System?

Rohloff: Wir können das System zu einem großen Teil selbst warten. Es besteht aber auch ein kurzer Draht zum Hauptentwickler von Tine 2.0, dem Hamburger IT-Dienstleister Metaways. Wenn wir Schwierigkeiten haben, greifen wir gern auf den Support von Metaways zurück und erhalten dort sehr gute Unterstützung. Das System läuft aber ohnehin sehr „still“, so dass wir nicht sehr viel damit zu tun haben.

S4B: Konnten Sie die Ziele erreichen, die Sie sich gesteckt haben?

Rohloff: Absolut, wir sind deutlich besser strukturiert und haben einen viel besseren Überblick. Die Software ermöglicht uns, mit Kalendergruppen beispielsweise für Urlaub und die Messeplanung zu arbeiten. Diese Gruppen lassen sich zusammenführen, so dass man auf einen Blick erkennen kann, wann welche Messen sind, ob das Personal dann verfügbar ist, oder ob das nötige Equipment da ist. Solche Anwendungen kann man sich mit Tine 2.0 sehr schnell zusammenklicken. Deshalb möchten wir die Software in Zukunft auch noch breiter einsetzen, etwa für die Verwaltung von Aufgaben und To-Do-Listen. (rhh)