Ausgabe 2014 KW 36

Flughafen München

Flughafen München setzt auf effiziente Dokumenterzeugung für HR-Standardbriefe

Luftpost aus MUC

Flughafen München
Bei der Flughafen München GmbH stehen wichtige Dokumentvorlagen aus dem HR-Bereich per Knopfdruck zur Verfügung. Quelle: Flughafen München

Schnell zu erstellen und CI-konform müssen sie sein, die Anschreiben der Flughafen München GmbH (FMG). Kein leichtes Unterfangen für den Airport-Betreiber und seine Konzerngesellschaften bei 200 unterschiedlichen Briefvorlagen. Gelöst wurde diese Aufgabe mit Hilfe des „Aconso Creator“.

Zu den HR-Dokumenten, die auf eine automatisierte Brieferzeugung umgestellt wurden, gehören Schreiben zum Mutterschutz, zu Arbeitszeitvereinbarungen, zu Arbeitsbestätigung, Prämienschreiben sowie Betriebsratsanhörungsbogen.

Automatisierung

Aconso-Consultant Florian Tenius ist verantwortlich für das Einführungsprojekt bei der FMG. Quelle: Aconso

Aufsichtsratsvorsitzender des Münchner Flughafens ist der amtierende bayerische Finanzminister. Gibt es einen Wechsel auf dieser Position, gilt es, alle 200 Briefvorlagen in der Fußzeile sofort auf den neuesten Stand zu bringen. Bislang hieß das für die Mitarbeiter der Personalabteilung, jede Dokumentvorlage einzeln zu öffnen und entsprechend anzupassen. Das war personal- und zeitaufwändig und zudem fehleranfällig.

Mit der neuen Dokumentenmanagement-Lösung „Aconso Creator“ liegen jetzt alle Briefvorlagen zentral und in einheitlichem Format vor: Einmal den Textbaustein in der Fußzeile geändert, und sämtliche Vorlagen aktualisieren sich zum Stichtag automatisch. „Aufgrund der Vielzahl an Dokumenten war früher der Aktualisierungsaufwand enorm groß, wenn sich an den Vorlagen etwas änderte“, erläutert Tobias Hermann vom Personalservice der Flughafen München GmbH (FMG). „Heute aktualisieren wir unsere Dokumente quasi auf Knopfdruck.“ Durch die zentrale Vorlagenverwaltung hat sich der Pflegeaufwand deutlich reduziert.

Nicht nur die Vorlagen, auch die kompletten Mitarbeiterschreiben sind beim Flughafen München dank des Creator nun in kürzester Zeit angefertigt. Diese stehen als Standardbriefe ebenfalls auf Knopfdruck bereit und müssen lediglich um wenige dokumentspezifische Angaben ergänzt werden. Alle für das Schreiben benötigten Mitarbeiterstammdaten erhält das Programm direkt aus SAP und erzeugt damit automatisiert und fehlerfrei die Dokumente aus der Personalabteilung. Insbesondere bei Korrespondenzen, die häufig anfallen und schnell erledigt werden müssen, stellt der Creator eine erhebliche Erleichterung für die Personalmitarbeiter und eine große Zeitersparnis dar.

 

 

Einführungsprojekt

Mit wenigen „Klicks“ zum fertigen Arbeitszeugnis. Quelle: Aconso

Für das Einführungsprojekt der neuen DMS-Lösung am Flughafen München haben sich die Beteiligten anfangs auf fünf Dokumentvorlagen geeinigt, deren automatisiertes Erzeugen mit der größten Zeitersparnis verbunden ist. Ein typisches Beispiel dafür ist das „Anschreiben Mutterschutz“: Meldet eine Mitarbeiterin ihre Schwangerschaft, muss in der entsprechenden Vorlage des Aconso Creator nur noch das Beginn- und Endedatum des Mutterschutzes eingetragen werden. Alle weiteren Daten werden von SAP ermittelt und direkt zur Dokumenterzeugung an den Creator übergeben. Alle anderen Stammdaten übernimmt das System automatisiert. Darüber hinaus sind in dem Schreiben rechtliche Informationen (Vorgaben vom Gesetzgeber) und wichtige Hinweise enthalten, die es im Zusammenhang mit dem Mutterschutz zu beachten gilt.

Ein weiteres Schreiben, das heute mittels Creator erstellt wird, ist die Arbeitszeitvereinbarung (AZV). Ändert sich beispielsweise die Wochenarbeitszeit eines Beschäftigten, so wird das entsprechende Dokument sicher und schnell angefertigt. Das gleiche gilt für die Arbeitsbestätigung, die Angestellte beispielsweise für Kreditanträge („ungekündigte Anstellung“) benötigen, oder das Prämienanschreiben im Fall von Bonuszahlungen. Als fünfte Vorlage fiel die Wahl auf den Anhörungsbogen an den Betriebsrat.

Die meisten HR-Anschreiben generiert das neue Programm aus dem SAP-Kontext heraus (auch als dynamische Maßnahme möglich). Andere Dokumente werden wiederum direkt aus der digitalen Personalakte von Aconso heraus erzeugt. Die für das Dokument benötigten Personalstammdaten (zum Beispiel Anschrift, Anrede usw.) liegen tagesaktuell im Aconso Creator vor.

Dokumentspezifische Inhalte werden in Echtzeit von SAP HCM an das Aconso-System übermittelt. Von großem Vorteil für das IT-Projekt gestaltete sich die vorhandene Infrastruktur. Auf Basis der bereits installierten „Digitalen Personalakte“ von Aconso war bei der Flughafengesellschaft auch die Dokumenterzeugung als zusätzliche Komponente schnell implementiert.

„Seit 2008 haben wir die Aconso Digitale Personalakte im Einsatz und sind damit rundum zufrieden“, erklärt Johannes Huber, IT-Koordinator für den im Konzern als Shared Service Center fungierenden Bereich Corporate Services. „Da erscheint es für uns nur als logischer zweiter Schritt, den Creator zur automatisierten Dokumenterzeugung einzuführen.“ Als Add-on zur Digitalen Personalakte hatte die IT die Software an einem halben Tag sozusagen im Steilflug installiert. Die vormals benutzten Austauschverzeichnisse und Word-Dokumente gehören nun der Vergangenheit an.

Als ideale Ergänzung rundet das Programm außerdem das SAP ERP HCM ab und hilft dabei, weitere Schnittstellen abzubauen. Bei der Dokumenterzeugung gibt es heute keine Medien- oder Systembrüche mehr, und basierend auf einem generischen Objekte-Dienst ist der Creator zudem modifikationsfrei und bei SAP-Release-Wechseln voll updatefähig.

Einheitlichkeit

Die Flughafen München GmbH (FMG) betreibt den 1992 eröffneten Münchner Airport. Quelle FMG

Ein weiterer Vorteil für die Personalabteilung des Münchener Flughafens heute: Fertige HR-Dokumente können nun einheitlich gedruckt, revisionssicher als PDF/A ausgegeben, per E-Mail oder Fax versendet wie auch direkt in der Digitalen Personalakte abgelegt werden. Ein Barcode auf jedem erzeugten Personaldokument sorgt dafür, dass es nach der Unterschriftenrunde automatisch der richtigen Mitarbeiterakte und dem entsprechenden Register zugeordnet wird.

Erst Ende 2012 hatte Aconso die Konzepte der anzufertigenden Vorlagen ausgearbeitet und das Vorlagen-Customizing begonnen. „Bereits im Januar erfolgte dann die Abnahme zur vollsten Zufriedenheit des Kunden“, freut sich Aconso-Consultant Florian Tenius, verantwortlich für das Einführungsprojekt bei der FMG. „Für die Umstellung auf die automatisierte Dokumenterzeugung benötigten wir lediglich drei Monate.“

Gleich nach dem Projektstart analysierten die SAP- und technischen Experten des Münchner Softwarehauses die Situation beim Flughafenbetreiber. Der fünf Jahre alte Server wurde vor allem im Hinblick auf die Serienbrieferzeugung für die zirka 7.500 FMG-Konzernbeschäftigten aufgerüstet und virtualisiert.

Für die Zukunft wünscht sich Tobias Hermann noch einen Workflow, bei dem alle an einem HR-Prozess Beteiligten automatisch mit eingebunden sind. Bei einem Antrag auf Höhergruppierung in der Gehaltsklasse etwa findet der zuständige Sachbearbeiter das entsprechende Dokument in seinem Aufgabenkorb, der BR-Antrag geht von alleine an den Betriebsrat, nachdem der Vorgesetzte den Vorgang via E-Mail angestoßen hat. Das System bildet damit selbstständig den vollständigen Prozess des HR-Dokuments von der Dokumenterzeugung bis zur Archivierung in der Digitalen Personalakte ab. (rhh)

Weitere Einsatzmöglichkeiten des Aconso Creator:

  • Erzeugung von Verträgen und Bescheinigungen,
  • Erstellung und Freigabe von Urlaubs- oder Reiseanträgen,
  • Genehmigung von Fortbildungen sowie
  • Erstellung von Mitarbeiterbewertungsbögen und Auswertungen von Mitarbeitergesprächen.