Ausgabe 2014 KW 31

E-Discovery

Schnelle Beweisaufnahme und -sicherung entscheiden

E-Discovery-Lösung liefert gewünschte Dokumente

Bild 1. Die schnelle Suche ist die Basis für den Review. Quelle: Recommindware

Stehen bei einem Unternehmen Probleme im Bereich von Rechts- und Steuerfragen an, wie etwa Kartellverfahren, dann stehen Anwälte bei der Sichtung der digitalen Datenträger schnell vor einer Herkulesaufgabe. In Zeiten schier unüberschaubar großer und stetig wachsender Datenbestände in Unternehmen ist eine intelligente Software bei der Revision von Daten unverzichtbar.

Die Wirtschaftskanzlei Oppenhoff & Partner setzte dabei bei einem konkreten Mandat auf Axcelerate Review & Analysis von Recommind. Sie wurde speziell für hocheffiziente Reviews – also die Analyse und Sichtung von Daten und Dokumenten – entwickelt.

Aufgabenstellung

Bild 2. In der Analyse-Phase ergeben sich Informationen, wann welche Stichworte wie häufig vorkommen. Quelle: Recommindware

Als eine der führenden Wirtschaftskanzleien Deutschlands berät Oppenhoff & Partner seit mehr als 100 Jahren Unternehmer und Unternehmen in Rechts- und Steuerfragen. Die Anwälte der Sozietät mit Büros in Köln und Frankfurt am Main arbeiten zum Teil seit vielen Jahren in den jeweiligen Industrien und kennen daher die Märkte sowie die maßgeblichen Akteure sehr genau. Zu den Beratungsbereichen von Oppenhoff & Partner gehören auch Compliance und Kartellrecht – Rechtsgebiete, in denen die schnelle Beweisaufnahme und -sicherung entscheidend zu einer optimalen Betreuung der Mandanten beiträgt. Gerade in Kartellverfahren ist Zeit nicht nur ein maßgebliches Erfolgskriterium, sondern schlicht: Geld.

Kartellrechtliche Untersuchungen beginnen meist mit einem typischen Szenario: Früh morgens stehen Mitarbeiter des Bundeskartellamts vor den Geschäftsräumen eines verdächtigten Unternehmens, um in einer unangekündigten Durchsuchung Akten und digitale Datenträger wie Notebooks und PCs zur Einsicht zu beschlagnahmen. Bis die interne Rechtsabteilung des Unternehmens oder gar die externen Kartellrechtsanwälte informiert werden, können Stunden vergehen, in denen sich die Behörde bei der Beweissicherung einen kritischen Vorsprung verschafft.

Auch Oppenhoff & Partner kennt diese Situation sehr gut. Auch sie wurden schon in zahlreichen Verfahren als Rechtsbeistand hinzugezogen, um Mandanten in kartellrechtlichen Untersuchungen zu vertreten. Im ersten Schritt muss sich die Kanzlei dann ein Bild der Sachlage verschaffen und zunächst den richterlichen Durchsuchungsbeschluss auswerten. Aus dem Beschluss erschließt sich der Grund für die morgendliche Razzia – den Dawn Raid – beispielsweise der Vorwurf der Preis- und Marktabsprache mit Wettbewerbern der Branche. Wurde die Durchsuchung durch Selbstanzeige eines in das Kartell involvierten Wettbewerbers initiiert, der sich durch einen Kronzeugenantrag den Erlass des Bußgeldes sichern will, tickt die Uhr besonders unerbittlich: das sogenannte Rat Race beginnt.

„Sehen sich Unternehmen plötzlichen kartellrechtlichen Untersuchungen wegen des Verdachts auf Preis- und Marktabsprachen gegenüber, wird jedes Unternehmen versuchen, im Rahmen eines Bonusantrags den finanziellen Schaden zu minimieren“, erläutert Dr. Daniel Dohrn, Rechtsanwalt für Kartellrecht und Juniorpartner bei Oppenhoff & Partner. Wer mit der Kartellbehörde kooperiert und zur Aufklärung beiträgt, kann mit ganzem oder teilweisem Erlass des Bußgeldes rechnen. Allerdings besteht die Möglichkeit des völligen Erlasses nur für den ersten Kartellanten, der kooperiert bzw. die Aufklärung angestoßen hat. Alle betroffenen Unternehmen, die einen Bonusantrag / Kronzeugenantrag stellen wollen, liefern sich nun ein Wettrennen, um sich einen möglichst hohen Nachlass bei der drohenden Geldbuße zu sichern. Hierbei ist nicht nur entscheidend wer sich zuerst eine bestimmt Position als Kronzeuge sichert, sondern auch ob die Unternehmen in der Lage sind, innerhalb einer eng gesetzten Frist weitere, für die Aufklärung des Kartells entscheidende Informationen beizutragen und die eigene Beteiligung lückenlos darzulegen.

„Einen solchen Bonusantrag kann ein Unternehmen demnach also nur mit Aussicht auf Erfolg stellen, wenn es einen möglichst vollständigen Überblick über seine Verstrickung in das Kartell, die betroffenen Mitarbeiter sowie alle existierenden Beweise darlegen kann. Zudem gilt es Fristen einzuhalten“, so Dr. Dohrn weiter. Es ist nun an den Anwälten, sich Kopien der von der Bundeskartellbehörde beschlagnahmten physischen und digitalen Beweismaterialien zu beschaffen – oder wo möglich die Rückgabe zu beantragen – und diese unverzüglich zu sichten und auszuwerten.

Vorsprung durch E-Search

Bild 3. Die Darstellung im Histogramm zeigt weitere Details. Quelle: Recommindware

Besonders bei der Sichtung der digitalen Datenträger stehen Anwälte schnell vor einer Herkulesaufgabe. In Zeiten schier unüberschaubar großer und stetig wachsender Datenbestände in Unternehmen ist eine intelligente Software bei der Revision von Daten unverzichtbar. Oppenhoff & Partner setzte dabei bei einem konkreten Mandat auf Axcelerate Review & Analysis von Recommind.

Die Software Axcelerate wurde speziell für den hocheffizienten Review – die Analyse und Sichtung von Daten und Dokumenten – entwickelt: Zunächst wird eine Stichprobe von Dokumenten gesichtet. Darin enthaltene, relevante Dokumente werden erfasst und inhaltlich analysiert. Die Review-Software schlägt nun weitere Dokumente aus dem Gesamtbestand vor, die kontextuell zu den bereits ermittelten Treffern passen, verfeinert die Suchergebnisse im Rahmen weniger Durchläufe und liefert binnen kürzester Zeit sämtliche relevante Daten.

Unabhängige Untersuchungen haben gezeigt, dass mit dieser Technologie nur noch 10 bis 30 Prozent des gesamten zu analysierenden Datenbestands gesichtet werden müssen, um lückenlos alle relevanten Daten aufzufinden. Eine enorme Zeitersparnis.

Oppenhoff & Partner entschied sich ohne größere Umwege für Recommind. Es wurde ein weiterer Alternativanbieter geprüft, der den hohen Anforderungen der Kanzlei jedoch nicht gerecht werden konnte. Durch den Einsatz von Axcelerate konnten die Anwälte technisch auf Augenhöhe mit dem Bundeskartellamt arbeiten – ein unverzichtbarer Vorteil.

Schnelle Implementierung

„Wir haben in diesem speziellen Fall noch am Tag unserer Beauftragung durch den Mandanten ein Angebot von Recommind zur E-Search eingeholt, nachdem die Geschäftsführung unseres Mandanten grünes Licht dazu gegeben hatte. Dann ging alles sehr rasch. Von der Einholung des Angebots über die Schulung unseres Case Teams, der Übersendung der zu durchsuchenden Daten und der Einrichtung des Datenraums bis zum Start der Auswertung vergingen weniger als 48 Stunden. Wir sichteten die relevanten E-Mails inklusive aller darin enthaltener Attachments sowie ausgewählte Laptops“, erinnert sich Dr. Dohrn.

„Ein großer Vorteil war, dass zur Nutzung von Axcelerate keine langwierigen Schulungen notwendig waren, sondern unsere Anwälte von Recommind extrem schnell mit der Software vertraut gemacht wurden: In nur zweieinhalb Stunden wurden wir in die E-Discovery-Lösung eingeführt und konnten danach direkt mit der Auswertung der zu sichtenden Daten- und Aktenbestände beginnen. Mitarbeiter von Recommind standen uns dabei wenn nötig mit unterstützendem Schulterblick zur Seite.“

Wenige Wochen nach der Durchsuchung durch das Bundeskartellamt konnte Oppenhoff & Partner bereits die vollständigen Ergebnisse ihrer Untersuchungen und der E-Search in einem Bonusantrag an das Bundeskartellamt zusammenfassen und ausführliche Hintergründe zur Kartellstruktur, den betroffenen Märkten und beteiligten Personen und Unternehmen offenlegen. Der Mandant konnte von der rechtzeitigen Anzeige der Kooperationsbereitschaft profitieren: Da er als zweites beteiligtes Unternehmen einen Bonusantrag einreichen konnte, wurde letztendlich ein zweistelliger Millionenbetrag an Bußgeldern eingespart. (rhh)

Dr. Daniel Dohrn,

Rechtsanwalt für Kartellrecht und Juniorpartner bei Oppenhoff & Partner

Die Top 3 Gründe für den Einsatz von Axcelerate Review & Analysis waren:

  • Extrem schnelle Bereitstellung der Review-Software,
  • Kompetentes und jederzeit verfügbares Supportpersonal in Deutschland und
  • Enorme Zeit- und Kostenersparnis für den Mandanten durchüberragende technische Möglichkeiten des Review-Systems.